Henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot ja kuvaukset
Tässä dokumentissa kuvataan Turun kaupungin ja Tiitus Group Oy:n välisen ”Turun seudun työvoimahautomot – verkkoalusta” sopimukseen (Dnro 9984-2017) liitteen ”Turun kaupungin ehdot henkilötietojen käsittelijälle” pykälän 2.4. mukaisesti Turun seudun työvoimahautomot –hankkeen henkilötietojen käsittelyn kohde, luonne ja tarkoitus sekä henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen ryhmät sekä rekisterinpitäjän ja käsittelijän velvollisuudet ja oikeudet.
Turun kaupunki on tässä dokumentissa tarkoitettu rekisterinpitäjä ja Tiitus Group Oy on tässä dokumentissa tarkoitettu henkilötietojen käsittelijä.
Henkilötietojen käsittelyn kohde ja luonne
Henkilötietojen käsittelyn kohteena on Turun seudun työvoimahautomoiden asiakasrekisteri, jota ylläpidetään Tiitus Group Oy:n ylläpitämässä rekrytointityökalussa ”Tiitus”.
Työvoimahautomoiden rekisterinpitäjänä toimii Turun kaupunki, joka on Turun seudun työvoimahautomot –hankkeen hallinnoija. Työvoimahautomoiden muut kumppanit ovat Masku, Mynämäki, Nousiainen, Paimio, Raisio, Rusko, Sauvo, Turun ammatti-instituutti, Turun aikuiskoulutuskeskus, Raision seudun koulutuskuntayhtymä sekä Turku Science Park. Turun kaupungilla on Työvoimahautomoiden rekisterinpitäjänä lainmukaiset oikeudet ja velvoitteet tietosuojaan liittyvissä asioissa.
Tiitus Group toimii Työvoimahautomoiden rekisterin ylläpitäjänä henkilötietojen käsittelijänä, jolla on lainmukaiset oikeudet ja velvoitteet tietosuojaan liittyvissä asioissa.
Osapuolet sitoutuvat noudattamaan toiminnassaan soveltuvaa voimassaolevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä, ja lisäksi Osapuolet sitoutuvat saattamaan henkilötietojen käsittelyn ja tietosuojan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU)2016/679 mukaiselle vaatimustasolle 25.5.2018 mennessä
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Turun seudun työvoimahautomoiden asiakassuhteiden hoitaminen, kohdennettujen palveluiden tarjoaminen eri asiakasryhmille sekä osaamistarpeiden ja osaamiskapeikkojen tunnistaminen.
Henkilöasiakkaat voivat luoda Työvoimahautomoihin oman profiilin, jonka avulla he voivat hakea työtä tai koulutusta ja tutustua työ- ja koulutusmahdollisuuksiin sekä muuten osallistua Työvoimahautomoiden toimintaan ja kehittämiseen sekä hyödyntää muita Työvoimahautomoiden tarjoamia palveluita.
Yritysasiakkaat voivat luoda Työvoimahautomoihin oman profiilin sekä ilmoittaa avoimesta työpaikasta tai muusta osaajan tarpeesta, etsiä sopivaa työvoimaa, tutustua koulutusmahdollisuuksiin, olla yhteydessä oppilaitoksiin ja muihin tahoihin sekä osallistua Työvoimahautomoiden toimintaan ja kehittämiseen sekä muuhun Työvoimahautomoiden tarjoamiin palveluihin yritysasiakkaille.
Oppilaitosasiakkaat voivat luoda Työvoimahautomoihin oman profiilin, esitellä koulutustarjontaansa, seurata koulutustarpeita alueella, olla yhteydessä eri tahoihin, osallistua Työvoimahautomoiden toimintaan ja kehittämiseen sekä hyödyntää muita Työvoimahautomoiden tarjoamia palveluita oppilaitoksille.
Kaikille käyttäjäryhmille yhteisesti tietoja käytetään myös toiminnan tilastointiin ja analytiikkaan sekä Työvoimahautomoiden toiminnan markkinointiin, viestintään sekä palautteen keruuseen.
Henkilötietojen käsittelijä käsittelee rekisterin tietoja edellämainittuja tarkoituksia varten rekisterinpitäjän lukuun. Lisäksi henkilötietojen käsittelijä verkkoalustan ylläpitäjän roolissa voi käyttää tietoja verkkoalustan ylläpitämisen kannalta olennaisiin tarkoituksiin. Tällaisia ovat verkkoalustan kehittäminen ja virhetilanteiden korjaukset, asiakaspalvelu ja neuvonta, väärinkäytösepäilyksiin reagoiminen sekä tiedottaminen esimerkiksi palvelun uusista ominaisuuksista.
Henkilötietojen tyypit
•yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite,
•mahdolliset rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,
•ikä, sukupuoli, arvo tai ammatti ja äidinkieli,
•asiakassuhdetta koskevat tiedot, tuote-, palvelu- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot,
•viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot sekä palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot,
•asiakkaan antamat profilointi- ja kiinnostustiedot,
•työpaikka- ja koulutushistoriaan liittyvät tiedot,
•tiedot koskien asiakkaan suorittamia kortteja (ajokortit, hygieniapassi jne.),
•tiedot koskien asiakaan pätevyystodistuksia ja koulutustaustaa,
•käyttäjän palveluun lataamat valokuvat ja videot, sekä
•mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot.
Rekisteröityjen ryhmät
Henkilöasiakkaat
Yritysasiakkaat
Oppilaitosasiakkaat
Rekisterinpitäjän velvollisuudet
Rekisterinpitäjä sitoutuu noudattamaan toiminnassaan soveltuvaa voimassaolevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä, ja lisäksi rekisterinpitäjä sitoutuu saattamaan henkilötietojen käsittelyn ja tietosuojan omalta osaltaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU)2016/679 mukaiselle vaatimustasolle 25.5.2018 mennessä. Vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi kaupunki on nimennyt tietosuojavastaavan, joka on tietoturvapäällikkö Janne Mutanen, janne.mutanen@turku.fi, puh. 040-6491280.
Rekisterinpitäjän määrittelee ne tarkoitukset, joihin henkilötietoja käsitellään ja varmistaa, ettei tietoja käsitellä muihin tarkoituksiin. Hän ohjeistaa henkilötietojen käsittelijän tämän oikeuksista ja velvollisuuksista ja varmistaa toiminnan lainmukaisuuden.
Rekisterinpitäjän oikeudet
Rekisterinpitäjällä on oikeus käyttää henkilötietoja määriteltyyn tarkoitukseen, joita ovat asiakassuhteiden hoitaminen, kohdennettujen palveluiden tarjoaminen eri asiakasryhmille sekä osaamistarpeiden ja osaamiskapeikkojen tunnistaminen, toiminnan tilastointi ja analytiikka sekä Työvoimahautomoiden toiminnan markkinointi, viestintä sekä palautteen keruu.
Rekisterinpitäjällä on oikeus muuttaa, täydentää ja päivittää henkilötietojen käsittelijälle antamiaan henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevia ohjeita.
Käsittelijän velvollisuudet
Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu noudattamaan toiminnassaan soveltuvaa voimassaolevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä, ja lisäksi henkilötietojen käsittelijä sitoutuu saattamaan henkilötietojen käsittelyn ja tietosuojan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU)2016/679 mukaiselle vaatimustasolle 25.5.2018 mennessä.
Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu varmistamaan, että kaikki sen alaisuudessa toimivat henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu noudattamaan Sopimuksessa, dokumentaatiossa ja ohjeistuksessa olevia henkilötietojen käsittelyä koskevia ehtoja ja kuvauksia. Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu reagoimaan viimeistään 72 tunnin kuluessa Rekisterinpitäjän yhteydenotosta ja vastaamaan viimeistään yhden (1) viikon kuluessa Tilaajan tietosuojaa koskeviin ilmoituksiin, reklamaatioihin tai muihin viesteihin, pois lukien EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset tietoturvaloukkaukset, joihin sovelletaan Sopimuksessa ja edellä tässä liitteessä määritettyjä määräaikoja.
Käsittelijän oikeudet
Henkilötietojen käsittelijä käsittelee rekisterin tietoja rekisterinpitäjän lukuun tässä dokumentissa määriteltyihin käyttötarkoituksiin, joita ovat asiakassuhteiden hoitaminen, kohdennettujen palveluiden tarjoaminen eri asiakasryhmille sekä osaamistarpeiden ja osaamiskapeikkojen tunnistaminen, toiminnan tilastointi ja analytiikka sekä Työvoimahautomoiden toiminnan markkinointi, viestintä sekä palautteen keruu.
Verkkoalustan ylläpitäjän roolissa henkilötietojen käsittelijällä on tämän lisäksi oikeus käyttää henkilötietoja verkkoalustan ylläpitämisen kannalta olennaisiin tarkoituksiin. Tällaisia ovat verkkoalustan kehittäminen ja virhetilanteiden korjaukset, asiakaspalvelu ja neuvonta, väärinkäytösepäilyksiin reagoiminen sekä tiedottaminen esimerkiksi palvelun uusista ominaisuuksista. Henkilötietojen käsittelijällä ei ole oikeutta luovuttaa henkilötietoja eteenpäin kolmansille osapuolille eikä hyödyntää henkilötietoja kaupalliseen tai muuhun omaan yritystoimintaan liittyvään tarkoitukseen ilman rekisterinpitäjän etukäteistä kirjallista suostumusta.