TIITUS-PALVELUN TIETOSUOJAILMOITUS
Päivitetty 7.9.2023
1) YLEISESTI TIETOSUOJAILMOITUKSESTA
Tämä Tiitus-palvelun tietosuojailmoitus sisältää tietoja siitä, kuinka sinun henkilötietojasi käsitellään Tiitus-palvelussa.
Toimitamme siten tällä tietosuojailmoituksella sinulle EU:n tietosuoja-asetuksen artikloissa 13 ja 14 vaaditut tiedot ennen kuin käsittelemme sinun henkilötietojasi.
2) TIITUS REKISTERINPITÄJÄNÄ JA YHTEYDENOTOT
Tiitus-palvelussa olevien henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii Tiitus Group Oy (2736664-3, Vanha Helsingintie 18 B, 00700 Helsinki).
Mikäli sinulla on kysyttävää tietosuojailmoitukseen liittyen, voit olla yhteydessä support@tiitus.fi.
3) TIITUS GROUP OY HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄNÄ TIITUS-PALVELUSSA
Toimimme myös henkilötietojen käsittelijänä, kun käsittelemme Tiitus-palvelussa työnantajien/oppilaitosten puolesta ja lukuun heidän yhteyshenkilöidensä henkilötietoja palvelumme toteuttamista varten. Työnantajat/oppilaitokset ovat omien yhteyshenkilöidensä henkilötietojen rekisterinpitäjiä.
Kun käsittelemme henkilötietoja heidän puolestaan ja lukuunsa, sovellamme käyttöehtojemme kohdasta 8 löytyvää tietosuojasopimusta www.tiitus.fi/legal.
4) MUUTOKSET TIITUS-PALVELUN TIETOSUOJAILMOITUKSEEN
Voimme yksipuolisesti muuttaa tietosuojailmoitusta. Muutokset astuvat voimaan välittömästi, kun päivitetty versio tietosuojailmoituksesta julkaistaan.
5) HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTOIMET
| Käsittelyn tarkoitus | Oikeusperuste käsittelylle | Rekisteröidyt ja henkilötiedot |
|---|---|---|
| (a) Työnhakijasuhteet | Sopimus ➔ sopimusten täytäntöönpano |
Työnhakijat: (i) Perus- ja yhteystiedot, (ii) CV, (iii) käyttäjätiedot, (iv) ammattiliiton jäsenyys, (v) työ- ja koulutushistoria, (vi) taidot ja osaaminen, (vii) muut meille annetut tiedot |
| (b)Työnantajasuhteet | Sopimus ➔ sopimusten täytäntöönpano |
Yhteyshenkilöt: (i) Perus- ja yhteystiedot |
| (c)Oppilaitossuhteet | Sopimus ➔ sopimusten täytäntöönpano |
Yhteyshenkilöt: (i) Perus- ja yhteystiedot |
| (d)Asiakastietojen strateginen analyysi uusien palveluiden kehittämiseksi ja asiakkaiden tarpeiden täyttämiseksi | Meidän oikeutettu etumme ➔ meidän on analysoitava asiakastietojamme voidaksemme parantaa palveluamme ja harjoittaa liiketoimintaamme |
Kaikki asiakkaamme: (i) Perus- ja yhteystiedot, (ii) palvelun käyttöä koskevat tiedot |
6) SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:
- (i) Rekisteröidyt itse,
- (ii) Tiitus-palvelu, ja
- (iii) viestintävälineet (esim. sähköposti).
7) HENKILÖTIETOJEN SIIRROT
Henkilötietojen luovuttaminen (eli tietojen luovuttaminen toiselle rekisterinpitäjälle):
Pääsääntönä emme luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille. Jos kuitenkin pakottava lainsäädäntö tai viranomaiset vaativat meitä luovuttamaan henkilötietojasi, arvioimimme tilanteen luovutuksen laillisuuden tapauskohtaisesti.
Huomattakoon kuitenkin, että luovutamme työnhakijoiden henkilötietoja Tiitus-palvelun yhteydessä työnantajille/oppilaitoksille, jotta työnantaja/oppilaitos voisi käyttää työnhakijan henkilötietoja Tiitus-palvelun käyttöehdoissa kuvattuihin tarkoituksiinsa. Kun työnantaja/oppilaitos käyttää työnhakijoiden tietoja omiin tarkoituksiinsa, työnantaja/oppilaitos toimii kyseisten henkilötietojen itsenäisenä rekisterinpitäjänä.
Henkilötietojen siirtäminen (eli käsittelijöiden käyttö):
Jaamme eli siirrämme henkilötietojasi kolmansille osapuolille osana normaalia liiketoimintaamme tarjotessamme ja käyttäessämme digitaalisia palveluja. Nämä kolmannet osapuolet toimivat meidän vastuullamme olevien henkilötietojen käsittelijöinä, ja me varmistamme, että meillä on asianmukaiset tietosuojasopimukset solmittuna jokaisen käsittelijän kanssa. Käytämme esimerkiksi seuraavien käsittelijöiden palveluja: tiedon tallennuspalvelut (esim. pilvipalvelut), viestintäpalvelut (esim. sähköpostit) ja taloushallinnon työkalut.
8) HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY EU:N/ETA:N ULKOPUOLELLA
Voimme käsitellä henkilötietojasi EU:n/ETA:n ulkopuolella. Näissä tilanteissa varmistamme tietosuojan riittävän tason esimerkiksi Data Privacy Framework (DPF) -järjestelyllä, vakiosopimuslausekkeilla (SCC), tietosuojan riittävyyttä koskevien päätösten nojalla ja muilla vastaavilla järjestelyillä.
9) HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
| Käsittelyn tarkoitus | Säilytysaika |
|---|---|
| Ks. tarkoitukset (a) – (c) ylempää | Säilytämme tarpeellisia henkilötietoja niin pitkään kuin meidän välisemme sopimus on voimassa. |
| Ks. tarkoitus (d) ylempää | Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin niitä voidaan käyttää käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseen. |
Voimme kuitenkin säilyttää rekisteröityjen tarpeellisia henkilötietoja pidempään kuin yllä on kuvattu, jos olemme velvollisia säilyttämään niitä lain mukaan tai se on tarpeen mahdollisen oikeudenkäynnin tai muiden vastaavien syiden vuoksi.
Tarkistamme säännöllisesti rekistereissä olevien tietojen tarpeenmukaisuuden ja pidämme kirjaa tarkastuksista.
10) REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus käyttää kaikkia alla lueteltuja oikeuksia.
Oikeuksia koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina kohdassa 2 mainitulle henkilölle. Rekisteröidyn oikeudet voidaan toteuttaa vasta, kun rekisteröidyn henkilöllisyys on varmennettu asianmukaisella tavalla.
| Oikeus | Tarkempi selite |
| Tarkastusoikeus | Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja rekisterinpitäjä on tallentanut hänestä. |
| Oikaisu- ja poisto-oikeus | Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot laissa säädetyin perustein. |
| Rajoittamisoikeus | Rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä laissa säädetyin perustein. |
| Siirto-oikeus | Rekisteröidyllä on oikeus saada ne häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, jos käsittely perustuu suostumukseen tai rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti. |
| Vastustamisoikeus | Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten. |
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. Valitus voidaan tehdä siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyn vakinainen asuinpaikka tai työpaikka on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut.
11) TIETOTURVA
Käytämme ainakin seuraavia tietoturvatoimia suojataksemme meidän vastuullamme olevia henkilötietoja: (i) henkilötietoihin pääsy on rajattu; (ii) henkilötietoja suojataan virustorjunnalla, haittaohjelman torjunnalla ja muilla vastaavilla ohjelmilla; (iii) jokaiselle henkilötietoryhmälle on asetettu vastuuhenkilö; (iv) käytämme ajantasaisia ja luotettavaksi todettuja ohjelmia ja järjestelmiä voidaksemme taata tietojen jatkuvan luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden ja vikasietoisuuden; (v) käytämme ajantasaisia ja luotettavaksi todettuja ohjelmia ja järjestelmiä voidaksemme taata, että fyysisen tai teknisen vian sattuessa tiedot ja pääsy niihin voidaan palauttaa nopeasti; ja (vi) arvioimme säännöllisesti meidän henkilötietojen käsittelytoimia.